Как повысить продуктивность работы сотрудников

Каждый владелец бизнеса мечтает, чтобы сотрудники работали без устали, с энтузиазмом, были абсолютно довольны своей работой и непрерывно думали, как бы принести пользу родной фирме. Но вернемся в реальность, такие мечты в большинстве случаев так и остаются мечтами, достичь идеала сложно. Но можно. Как повысить продуктивность работы сотрудников – будем разбираться в этой статье.

Продуктивность сотрудников на работе
Продуктивность – это то, сколько задач успевает выполнить за рабочий день сотрудник. Казалось бы, всё так просто: есть задачи – их нужно выполнить без особых задержек, но на практике оказывается, что дедлайны горят, дела повисают мертвым грузом. Отчего так?

Факторы влияющие на продуктивность работы сотрудников
Окружающая среда влияет на продуктивность человека, да и индивидуальные привычки сказываются на способности выполнять задачи в срок. К основным факторам, влияющим на продуктивность работы сотрудников, относятся:

рабочее место. Удобное кресло, качественная оргтехника, быстрый ПК – когда инструменты не тормозят, работа выполняется быстро. И в обратном порядке: если, например, клавиатура постоянно «отваливается», даже набор текста становится пыткой;
программное обеспечение. Набор софта должен быть современным и отвечающим потребностям сотрудника. Если программы не соответствуют задачам, время выполнения может растягиваться в разы;
режим дня. Не рабочего, а в целом. Если сотрудник банально не высыпается, он не может сконцентрироваться на работе, что ведет к долгим настройкам на работу и ошибкам при исполнении заданий;
корпоративная атмосфера. В доброжелательной и дружеской обстановке продуктивность в разы выше, чем когда в коллективе витают негативные настроения.
Во многом факторы, влияющие на продуктивность сотрудников, зависят от руководства компании – создать комфортные рабочие места, оснастить их необходимой техникой и софтом, работать над корпоративной культурой в силах управленцев. Однако даже в компаниях, которые проявляют искреннюю заботу о персонале, сталкиваются с проблемой низкой продуктивности.

Причины низкой продуктивности
По данным исследования сервиса по поиску работы SuperJob, больше 60% работающих жителей России, уверены, что могут справляться со своими обязанностями быстрее, чем делают это на данный момент. Что же мешает:

организация работы в команде. Когда выполнение задачи зависит от других участников проекта, а добиться от них вразумительного ответа в короткие сроки невозможно, продуктивность сотрудника будет показывать снижение. Невыстроенные коммуникации, отсутствие регламентов обмена информацией негативно сказываются на общих результатах;
нечеткая постановка задач. При таком раскладе сотрудник вынужден тратить дополнительное время на то, чтобы представить, что же имел ввиду руководитель, давая абстрактную задачу. И хорошо, если работник угадает. А бывает, что результат не оправдывает ожидания начальника;
отсутствие обратной связи. Каждый пятый офисный сотрудник говорит, что ему не хватает фидбэка от руководства, а понимать, в правильном ли направлении двигаешься, осознавать собственную значимость для достижения общих целей для современных, нацеленных на результат специалистов важно. 27% персонала покидают родную компанию, если появляется возможность выполнять более значимую работу у конкурентов;
многозадачность. Тенденция не только современной работы, но и жизни в целом. Специалисты тем временем говорят, что мозгу требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы вернуться к прежней задаче;
отвлечения. 53% работающих жителей России отвлекаются от своих непосредственных задач во время трудового дня. 36% из них признается, что тратят время на пустые разговоры с коллегами, 19% – на перекуры, 18% – на соцсети. Еще в 2018 году статистика говорила, что среднестатистический работник умственного труда проверяет электронную почту и мессенджеры каждые 6 минут. С годами ситуация не изменилась в лучшую сторону, переписки не по рабочим вопросам отнимают массу рабочего времени;
выгорание. Это состояние знакомо ⅔ работающих людей. Как правило, стимулирует проявление выгорания чрезмерная нагрузка, а постэффектом становится низкая продуктивность.
Это основные причины, зная которые можно разработать план по повышению продуктивности персонала.

Повышение продуктивности сотрудников
Вопрос повышения продуктивности сотрудников требует комплексного подхода. Если в части условий работы сделано все возможное, пора приниматься за выстраивание внутренних процессов взаимодействия.

В первую очередь нужно уделить внимание коммуникациям. Как мы выяснили, они играют важную роль в продуктивности. Чтобы организовать общение по рабочим вопросам на качественном уровне, стоит использовать современные средства – корпоративные мессенджеры со строгим разграничением чатов по темам/командам, можно установить регламент общения – обязательные тэги тех, к кому адресованы мессенджи, срок ответа и т.п. Здесь же не стоит упускать общение руководителя с командой. Например, еженедельные встречи с ТОП-менеджерами, где сотрудники смогут задать все интересующие вопросы и получить фидбэк по проделанной работе.

Использование таск-менеджера
Таск-менеджеры — это программы, которые позволяют централизованно управлять задачами и отслеживать своевременность их выполнения. По сути осуществлять четкое планирование.

Только на первый взгляд подобный софт просто помогает ставить задачи, расставлять приоритеты, обозначать дедлайны. Если взглянуть на простой функционал шире, то мы получим возможность нивелировать сразу несколько причин низкой эффективности:

внятно ставить задачи перед сотрудниками. Функционал таск-менеджеров в большинстве позволяет разложить выполнение по полочкам: расписать, что нужно сделать вплоть до чек-листа, назначить ответственного, наблюдателя, обозначить дедлайн или контрольные точки на пути к результату;
исключить многозадачность. В таск-менеджере видно, чем должен заниматься сотрудник в конкретные дни и часы. Если есть необходимость срочно выполнить другое задание, его можно органично вписать в план работы, подвинув сроки или перераспределив обязанности;
научить персонал планированию. У специалиста не будет необходимости ежеутренне думать, чем бы заняться, что сделать в первую очередь, а что можно отложить на потом. Таск-менеджер напомнит, подскажет и доведет до следующего уровня самоорганизации, когда сотрудник сам вносит задачи и контролирует свою занятость в течение рабочего дня.
Однако таск-менеджеры упускают другие причины низкой продуктивности, бороться с которыми способны программы следующего уровня.

Автоматический учет времени и оптимизация
Учет рабочего времени – первое, с чего стоит начать разбирать вопрос повышения продуктивности. Организованный в автоматическом режиме, мониторинг временных затрат способен показать все «узкие места» в организации работы персонала. Инструментов для автоматического мониторинга на рынке IT-продуктов существует не мало. Но при выборе есть тонкий момент: подобные программы способны принести не только пользу, но и вред в том случае, если в них «зашиты» шпионские функции, например, видеонаблюдение через веб-камеру, периодические скриншоты рабочего стола, прослушивание разговоров, перехватывание электронной почты. Такой подход дискредитирует всю систему мониторинга и демотивируют персонал.

Одной из самых лояльных систем учета рабочего времени пользователи признают программу CrocoTime, которая намеренно лишена всякого шпионажа. При этом в поле зрения системы попадает вся деятельность специалистов в течение рабочего дня.

Система контролирует продолжительность рабочего дня каждого работника компании – отмечает приход и уход за счет интеграции с турникетами. А если таковых на входе нет, фиксирует начало рабочего дня вместе с включением персонального компьютера сотрудника, окончание – с выключением.

CrocoTime не нагружает рабочую систему, не влияет на скорость работы компьютерных приложений, не отвлекает и без того готовых постоянно отвлекаться сотрудников всплывающими окнами и непрошенными напоминаниями. Так что не усугубляет факторы, влияющие на продуктивность. А на повышение этого показателя позитивно повлиять может благодаря глубокой оценке затрат рабочего времени.

Программа составляет фотографию рабочего дня, где отражается, чем именно, когда и как долго занимался специалист. Интеграции позволяют включать в статистику занятости не только время за компьютером, но и встречи, видеосозвоны, телефонные переговоры с клиентами, внутренние планерки и совещания.
Система отображает, какими инструментами в работе пользуются сотрудники и насколько они подходят для выполнения задач. Программы, приложения и сайты фиксируются в виде заголовков открытых окон – этой информации вполне достаточно, чтобы, не вторгаясь в частное пространство, увидеть картину использованных ресурсов. Программа позволяет производить тонкие настройки вплоть до указания списка профильных сайтов и приложений для каждого сотрудника. Например, социальные сети для контент-менеджера – необходимость в работе, а для инженера – отвлекающий фактор.
Функция тайм-трекинга помогает определить время, затраченное на проект, отдельные задачи в его рамках и долю участия сотрудников.
Встроенная аналитика CrocoTime позволяет сравнить количество задач и время, которое на них затрачивают, у сотрудников на одинаковых должностях. Это дает возможность сопоставить нагрузку и предупредить выгорание ценных специалистов.
https://gorodkirov.ru/news/kak-povysit-produktivnost-sotrudnikov/

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.